外贸公司档案管理制度
1、档案管理范围:业务档案、文书档案,人事档案、会计档案。
2、档案管理内容:
(1)、凡本公司在进出口业务活动中的各种单证(信用证文本复印件、制单资料等)等均为业务档案。
(2)、凡上级来文,或以本所名义拟定的上行文、下行文、总结、计划、工作汇报及内部管理的文件均为文书档案。
(3)、凡本公司员工的履历表、奖惩材料、任免晋升材料、劳动合同等均为人事档案。
(4)、凡本公司财务部门的会计凭证、账册和报表均为会计档案。
3、档案管理具体规定:
(1)、本公司各类经济活动的合同文本,相关经办人在合同签订生效后2个工作日内送交财务部
(2)、本公司交易活动中的各种单证、获得的客户资料在此项交易结束后5个工作日内,由相关人员整理好全部资料送交财务部
(3)、文书档案按文档要求整理装订成册于次年二季度移交档案室。
(4)、财务部门的会计凭证应在每月终了后,依时序先后分类编号,装订成册,装订时必须折叠整齐便于查阅,会计帐簿、凭证、会计报表等有关资料于次年二季度移交档案室保管。
4、查档和阅档、
(1)、各部门因工作需要,须查阅业务档案和文书档案,由经办人到档案室办理有关手续后方可查阅。
(2)、会计档案须经所领导批准后方可查阅。
(3)、人事档案应按查档的规定办理手续方可查阅,本人不得查阅本人档案。
(4)、查阅、借阅人员必须严格遵守保密制度和有关规定,严禁涂改、圈划、撤换档案材料,违者视情轻重,予以批评教育直至纪律处分。
5、档案室管理人员必须坚持原则,严格按档案工作的各项规章制度办事,遵守保密制度,不得擅自向无关人员提供档案或向他人泄露档案内容,不得擅自转移、分散和销毁档案。会员每天更新材料,
本文来源:https://www.windowchina.cn/fanwendaquan/gongwenfanwen/75071.html